Jak zachować porządek w dokumentach

Sprawna organizacja i zarządzanie dokumentacją jest kluczowe dla poprawnego funkcjonowania nie tylko firmy, ale i domu. Aby uniknąć nieprzyjemnych sytuacji, np. „zniknięcia” dowodu wpłaty potwierdzającego spłatę rachunku za światło, wystarczy postępować według prostych reguł i pilnować ich przestrzegania przez innych domowników. Porządek w papierach i dokumentach to podstawowa rzecz w poprawnym funkcjonowaniu domu, o czym niestety zapomina sporo naszych rodaków.

 

Krok 1) Przejrzyj dokumenty

Pierwszym krokiem, który powinieneś wykonać, aby zaprowadzić porządek w dokumentacji, jest przejrzenie posiadanych papierów i zdecydowanie się na to, które zachowasz, a które wyrzucisz. Pamiętaj jednak, że decyzja ta nie może być po prostu wywołana twoim widzimisię – wiele dokumentów, zwłaszcza tych państwowych po prostu musisz przechowywać przez określoną ilość czasu, zanim się ich pozbędziesz. Są to:

 

Dokumenty, jakie musisz przechowywać dożywotnio:

 

  • umowy o pracę i jej świadectwa,
  • świadectwa ukończenia szkoły i dyplomy ukończenia studiów,
  • akty urodzenia oraz zawarcia małżeństwa
  • polisy na życie,

Dokumenty, jakie musisz przechowywać przynajmniej przez okres 10 lat od ich uzyskania:

  • Dokumenty z ZUS
  • Dokumenty potwierdzające przebieg polisy OC
  • Umowy pożyczek i kredytów wraz z dowodami ich spłaty

Dokumenty, jakie musisz przechowywać przynajmniej przez okres 3 lat od ich uzyskania:

  • Opłaty powiązane z użytkowaniem mieszkania (np. czynsz)
  • Dokumenty potwierdzające spłatę podatku od nieruchomości
  • Polisy mieszkaniowe

Dokumenty, jakie musisz przechowywać przynajmniej przez okres jednego roku od ich uzyskania:

  • Rachunki za prąd
  • Rachunki za gaz
  • Rachunki za usługi telekomunikacyjne
  • Pozostałe typy rachunków związane z usługami jakie otrzymujemy.

Krok 2) Stwórz plan przechowywania dokumentów

Zdecyduj się, czy dokumenty będziesz przechowywać luzem, czy kupisz tematyczne teczki bądź koperty. Z całego serca polecamy tę drugą opcję, ponieważ pozwoli ona na lepszą organizację dokumentów. Proponujemy, byś założył osobną teczkę na rachunki bankowe, osobną na dokumenty potwierdzające ubezpieczenie itp. Oczywiście, swojej decyzji nie zapomnij skonsultować z innymi członkami rodziny. Upewnij się, że wiedzą oni o nowych zasadach segregacji dokumentów w domu.

Krok 3) Wybierz miejsce przechowywania dokumentów

Może to być np. pusta półka na Twoim biurku, barek bądź szuflada. Aby umożliwić sobie szybki wgląd w niezbędne dokumenty, raczej nie powinieneś zamykać tego miejsca na klucz. Nie zapomnij o sumiennej i regularnej kontroli dokumentów znajdujących się w środku – przynajmniej raz w tygodniu poświęć czas na to, aby zapoznać się z nowymi dokumentami, które spłynęły w jego trakcie.

Dobrym pomysłem będzie też zagospodarowanie oddzielnej szuflady na listy, które nie są na tyle ważne, aby umieścić je wraz zresztą dokumentów, ale mimo tego chcesz je z jakiegoś powodu zachować (mogą to być wezwania do zapłaty niewysłane listem poleconym, kartki świąteczne od rodziny itp.)

Krok 4) W miarę możliwości na bieżąco sortuj dokumenty

Jeśli tylko masz trochę czasu, postaraj się codziennie otwierać i odpowiednio segregować listy i dokumenty, które do Ciebie przyszły. Ulotki reklamowe i podobnego typu materiały warto jest od razu wyrzucić, zwłaszcza, jeśli w ofercie firmy nie dostrzegasz nic dla siebie. Natomiast różnego typu dokumenty większej wagi warto jest wypełnić od razu, nadać pocztą i zachować potwierdzenie nadania. Pamiętaj, aby przed wyrzuceniem do kosza dokumentów z danymi poufnymi, dokładnie je zniszczyć!

kredyt konsolidacyjny kredyt gotówkowy pożyczki przez internet pożyczki dla zadłużonych pożyczki pozabankowe pozyczki na raty szybkie pożyczki pozyczki bez zdolnosci kredytowej

Zostaw odpowiedź

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *